Subsidies bij LOKO
Subsidies at LOKO

Ontdek hier alle mogelijkheden voor kringen, aangesloten verenigingen en losse initiatieven voor en door Leuvense studenten.

Discover all possibilities for student unions, affiliated student organisations and individual initiatives for and by students in Leuven.

Drie opties

Er zijn drie verschillende soorten subsidies die je kan aanvragen, afhankelijk van de specifieke noden van jouw project of jouw vereniging. Elk soort subsidies heeft haar eigen modaliteiten en aanvraagmethodes.

Werkingssubsidies

Werkingssubsidies zijn bedoeld voor de Leuvense studentenkringen en aangesloten vrije verenigingen1 en vervangen grotendeels de oude ‘per kost gebaseerde’ subsidies.

Elke kring of erkende vereniging die een aanvraag indient krijgt een vast bedrag, los van welke kosten ze precies maakt. Dit bedrag is wel aangepast aan de grootte van de vereniging en de hoeveelheid engagement dat deze vertoont.

Vzw-subsidies

Vzw-subsidies lijken wat op werkingssubsidies, in die zin dat ze ook bedoeld zijn voor kringen en aangesloten verenigingen1. Deze subsidies zijn echter enkel bedoeld voor organisaties die een vzw zijn.

Hiermee willen we de administratieve kosten die met het vzw-zijn te maken hebben drukken, en verenigingen aanmoedigen om een vzw-structuur aan te nemen.2

Projectsubsidies

Projectsubsidies zijn er om initiatieven voor en door studenten aan te moedigen. Zowel kringen, aangesloten verenigingen als LOKO-medewerkers en losse studenten(groeperingen) kunnen subsidies aanvragen voor een specifiek project.

Die projecten moeten wel aan een aantal vereisten voldoen om in aanmerking te komen. Project per project wordt dan bekeken hoeveel steun hieraan gegeven kan worden.




1: Om je als vrije vereniging aan te sluiten bij LOKO moet je een erkenningsprocedure doorlopen. Klik hier om meer te leren over de erkenningsprocedure.

2: De deadline voor het aanvragen van een erkenning, een werkingssubsidie en een vzw-subsidie valt elk academiejaar op 1 november. 

Aandachtspunten

 

Deadlines en termijnen

Opgelet, de deadline voor erkenningen, werkingssubsidies en vzw-subsidies valt gewoonlijk op 1 november. Dien je je aanvraag pas in na 1 november, dan zal deze pas het volgende academiejaar behandeld worden. 

Projectsubsidies kan je wel het hele jaar door aanvragen.

Een erkenning is drie jaar geldig, werkingssubsidies en vzw-subsidies dien je elk academiejaar aan te vragen.

Bewijsmateriaal

We krijgen heel wat subsidieaanvragen binnen zonder het noodzakelijke bewijsmateriaal. Zonder dit bewijsmateriaal is je aanvraag niet ontvankelijk. Vergeet dit dus zeker niet bij te voegen.

Heb je geen automatische mail ontvangen met de instructies voor dit bewijsmateriaal, binnen het uur na je aanvraag? Mail dan naar subsidies@loko.be of bel 016 22 31 09 tijdens de kantooruren.

De kleine lettertjes

Wil je zeker zijn dat je alle informatie hebt voor je verder gaat? Dan kan je het subsidiereglement hier nalezen.

Erkenning

Om in aanmerking te komen voor werkingssubsidies en vzw-subsidies moet de vereniging erkend zijn door LOKO. Officiële (faculteits)kringen zijn automatisch erkend, maar andere studentenverenigingen dienen elke drie jaar een erkenningsaanvraag in te dienen.

Op loko.be/verenigingen kan je zien welke verenigingen reeds een erkenning hebben. Als je erkenning weldra vervalt, zal je hiervan op de hoogte gebracht worden.


Waarvoor dient een erkenning?

LOKO biedt erkenningen aan om het Leuvense studentenverenigingslandschap te ondersteunen. Met zo'n erkenning kan je als vereniging gemakkelijker (en gratis) lokalen van de KU Leuven reserveren, gebruik maken van de LOKO uitleendienst, korting krijgen bij fuifzaal Albatros, aanspraak maken op werkingssubsidies en vzw-subsidies, etc.

WAAR MOET EEN VERENIGING AAN VOLDOEN?

Om aanspraak te maken op een erkenning moet een vereniging minstens voldoen aan volgende voorwaarden:

  • de vereniging bestaat voor het grootste deel uit Leuvense studenten
  • de vereniging is gericht op Leuvense studenten
  • de vereniging is nog steeds actief (heeft de voorbije 365 dagen minstens één open activiteit georganiseerd)
  • de vereniging onderschijft de rechten van de mens en de huidige anti-discriminatiewetgeving

Zelfs als een vereniging aan deze voorwaarden voldoet, kan haar erkenning nog steeds geweigerd worden. De subsidiecommissie (subsidiereglement, hoofdstuk 3) moet immers ook kijken naar een evenwichtige verdeling van het verenigingslandschap, en kan een erkenning weigeren indien de vereniging een te gelijkaardig doel heeft met een andere bestaande vereniging, geen voldoende waardevol maatschappelijk doel heeft, of om eender welke andere reden zij gerechtvaardigd acht.

Indien een vereniging niet akkoord is met de beslissing van de subsidiecommissie, dient zij, binnen de 14 dagen na de bekendmaking van de uitspraak, beroep aan te tekenen. Dit door eenvoudig bericht aan loko@loko.be of via brief aan "LOKO, 's-Meiersstraat 5, 3000 Leuven". Vervolgens zal dit beroep geagendeerd worden op de eerstvolgende Algemene Vergadering van LOKO, waar een afgevaardigde van de vereniging welkom is om zijn/haar beroep te verklaren.


Vraag hier een erkenning aan

Werkingssubsidies

Met de werkingssubsidies wil LOKO tussenkomen in bestaande kosten die kringen en vrije verenigingen moeten maken in hun werking. 

Kringen en verenigingen dienen geen aparte aanvraag voor elke werkingskost in te dienen, maar één algemene aanvraag in het begin van het academiejaar. De vereniging krijgt een vast bedrag voor een heel academiejaar, dat aangepast is aan de grootte van de vereniging en het engagement waarvoor ze kiest.

 

Info en bewijslast

Om aanspraak te maken moet de vereniging erkend zijn bij LOKO. Deze erkenning is drie jaar geldig voor vrije verenigingen en onbeperkt voor kringen. De aanvraag voor een werkingssubsidie moet echter jaarlijks ingediend worden vóór 1 november van het academiejaar.


Op welk bedrag kan jouw vereniging aanspaak maken? 

(1) kringen

Basispoot van €300 voor elke kring.

Per extra stem (bovenop de eerste) op de LOKO AV, wordt daar nog €75 bij gevoegd.

(2) Voor erkende vrije verenigingen en kringoverkoepelende organen

a. Standaardaanvraag: Werkingssubsidie van €100.

b. Engagementsaanvraag: Werkingssubsidie van €300. 
In ruil voor dit bedrag verwacht LOKO 12u aan engagement. dit engagement kan verschillende vormen aannemen: deelnemen aan de organisatie van activiteiten van LOKO, meehelpen op activiteiten van LOKO...


Vóór 15 juni van datzelfde academiejaar dient de vereniging te bewijzen dat ze een werking heeft gehad.

Die werking moet eenvoudigweg aangetoond worden, door publiciteit binnen te brengen van minstens twee activiteiten die voldeden aan volgende voorwaarden:

  • de activiteit was openbaar (eender welke student kon deelnemen)
  • de activiteit was gericht op Leuvense studenten
  • de activiteit was niet puur recreatief (dus geen TD, cantus, etc.)
  • er werden geen geïnteresseerde deelnemers doelbewust geweigerd

Deze publiciteit kan inhouden, maar is niet beperkt tot: een gedrukte affiche, een gedrukte flyer of een openbaar evenement op Facebook.


Bewijsmateriaal indienen »

Opgelet

Indien de vereniging op de deadline geen bewijsstukken heeft ingeleverd, kan zij het academiejaar nadien geen aanspraak meer maken op een werkingssubsidie en wordt haar erkenning geschrapt.

Het jaar nadien kan ze wel een nieuwe erkenning aanvragen, maar volgt ze een traject waarbij elke kost terug bewezen moet worden om subsidies te krijgen.

Schrijf de deadline van 15 juni dus zeker al in je agenda!

Vraag hier een werkingssubsidie aan

Vzw-subsidies

Met de vzw-subsidies wil LOKO alle Leuvense verenigingen aanmoedigen om een vzw-structuur aan te nemen, door financieel tussen te komen in de vaste kosten van een vzw-structuur.

Met de vzw-subsidie wordt eenmaal per jaar de neerlegging van het bestuur en de statuten bij de rechtbank van koophandel volledig terugbetaald en een geplafonneerd bedrag voor de bestuursaansprakelijkheidsverzekering.


Wat vragen we in ruil?

Om aanspraak te maken op deze subsidies, moet je vereniging bewijzen dat ze deze kosten ook effectief gemaakt heeft. Daarom vragen we:

  • Een kopie van de afgestempelde neerlegging of betalingsbewijs van de neerlegging, die maximum 365 dagen oud is op 1 november van het academiejaar waarin de aanvraag ingediend wordt.
  • Een kopie van de betaalde verzekeringspolis of een betalingsbewijs van de verzekeringspolis, die maximum 365 dagen oud is op 1 november van het academiejaar waarin de aanvraag ingediend wordt.

Wat krijgt je vereniging?

  • De kosten van één neerlegging voor een publicatie in het Belgisch Staatsblad per jaar (juridisch of feitelijk verbonden of verwante VZW’s worden als één vzw beschouwd)
  • €100 per jaar voor de bestuursaansprakelijkheidsverzekering

Vraag hier een vzw-subsidie aan

Projectsubsidies

Als organisator van een bepaald evenement, campagne of project kan je ook subsidies aanvragen voor dit specifieke project. Hiervoor hoef je geen erkende vereniging te zijn. Projectsubsidies kunnen aangevraagd worden door:

  • kringen
  • vrije verenigingen
  • Leuvense studenten
  • LOKO zelf

Het doel van deze projectsubsidies is om een bloeiend en divers aanbod van activiteiten voor alle Leuvense studenten te voorzien.



Toekenningsprocedure en deadlines

Er kunnen drie soorten projectsubsidies aangevraagd worden. Elke projectsubsidie heeft een eigen termijn en een eigen behandeling. Het is echter aangeraden om zo vroeg mogelijk een projectsubsidie aan te vragen.

 

Kleine projectsubsidies (aanvraag voor max. €75)

Termijn: ten laatste 14 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

Behandeling: de aanvraag wordt behandeld en toegekend door het dagelijks bestuur van LOKO. Het dagelijks bestuur kan, zonder daar verdere uitleg voor te moeten geven, deze beslissingsmacht delegeren aan de AV.

 

Middelgrote projectsubsidies (aanvraag voor €75,01-€1000)

Termijn: ten laatste 30 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

Behandeling: De aanvraag wordt behandeld en toegekend door de subsidiecommissie. Na elke vergadering van de subsidiecommissie krijgt de AV van LOKO via e-mail een overzicht van de goedgekeurde projectsubsidies. Wanneer de AV niet akkoord gaat met de beslissing van de subsidiecommissie kan zij hiertegen beroep instellen. Om zo’n beroep in te stellen, moeten minstens 1/3e van de leden van de AV binnen de 5 kalenderdagen reageren. De subsidieaanvraag wordt dan verder besproken op de LOKO AV.

 

Grote projectsubsidies (aanvraag voor meer dan €1000)

Termijn: ten laatste 40 dagen vóór aanvang van het project waar een subsidie voor aangevraagd wordt.

Behandeling: De LOKO-AV beslist over de toekenning van grote projectsubsidies. De subsidiecommisie geeft advies.

 

De aanvrager van de subsidie kan steeds beroep aantekenen op de gemaakte beslissing, dit binnen de twee weken na de bekendmaking van de originele beslissing. Dit beroep wordt dan besproken op de AV van LOKO, waar een ultieme beslissing wordt genomen. 



 

Aanvraag

In de aanvraag voor een projectsubsidie moet minstens vervat zijn:

  • een omschrijving van het project
  • de volledige begroting van het project, met daarbij vermeld op welke andere plaatsen subsidies aangevraagd zijn of zullen worden. Een template voor je begroting kan je vinden in onze kennisdatabank.
  • het bedrag dat aangevraagd wordt
 

Een project/activiteit moet aan een aantal voorwaarden voldoen vooraleer het in aanmerking komt voor een projectsubsidie.

De activiteit:

  • is niet louter recreatief (zoals een TD of cantus)
  • is, indien politiek, pluralistisch
  • wordt tweetalig gecommuniceerd (Nederlands-Engels), tenzij de activiteit van die aard is dat ze maar in één taal gevoerd kan worden
  • is Leuvensbreed: er wordt geen voorrang gegeven aan eigen leden, en er worden geen aparte inkomprijzen gehanteerd of financiële voordelen toegekend aan leden
  • vermeldt LOKO in zijn promotie
  • is, op zichzelf, niet winstgevend
 

Na de goedkeuring van je project verwachten we nog het volgende:

Maximaal één maand na aflopen van je activiteit moet je nog enkele extra bewijsstukken uploaden. Deze zijn:

  • Een kort verslag van het event (verloop, aantal bezoekers, communicatie...)
  • Uiteindelijk gemaakte kosten en inkomsten van het event + indicatie voor welke kosten de LOKO-subsidie werd gebruikt
  • Rekeningen, facturen of betalingsbewijzen ter waarde van het gesubsidieerde bedrag

Indien dit niet in orde is, zal dit impact hebben op toekomstige subsidieaanvragen van de organisatie of persoon.



Vraag hier een projectsubsidie aan

FAQ


Waar kan je naast LOKO nog subsidies aanvragen? 

  • Voor culturele activiteiten kunnen er subsidies aangevraagd worden bij de commissie cultuur van de KU Leuven.
  • Kringen die ook op zichzelf een facultair overlegorgaan zijn, worden aangeraden hun vzw-subsidies aan te vragen bij Studentenraad KU Leuven
  • Kringen kunnen vaak ook terecht bij hun CC, POC of Faculteitsbestuur voor grotere projecten.
  • Grote culturele projecten kunnen ook een subsidie krijgen van de Provincie Vlaams-Brabant of van de Vlaamse Overheid. Deze verwachten dan ook wel een bijzonder uitgebreid motiviatiedossier.

Kan een LOKO-subsidie gecombineerd worden met een andere subsidie?

Een LOKO-subsidie kan gecombineerd worden met andere subsidies zolang de subsidies er voor zorgen dat het event break-even draait. Er mag geen winst gemaakt worden. In de aanvraag dient uitgelegd te worden welke kosten met LOKO-subsidies gedekt zullen worden en welke met andere middelen.

Om aanspraak te maken op een LOKO-subsidie moet een activiteit open zijn voor alle Leuvense studenten en mag er geen onderscheid gemaak worden tussen leden en niet-leden. Mag er gewerkt worden met kortingen voor cultuur- of sporkaarthouders? 

Ja, dit is zelfs verplicht als de vereniging ook subsidies aanvraagt bij de commissie cultuur. 

Is de uitleendienst van de KU Leuven gratis voor vrije verenigingen? 

De uitleendienst van de KU Leuven is niet gratis voor vrije verenigingen. Zij kunnen de kosten van de uitleendienst verwerken in hun projectsubsidieaanvraag en die zo terugbetaald krijgen. 

Zijn KU Leuven lokalen gratis voor erkende verenigingen?

Vanaf januari 2017 zal het gebruik van het merendeel van de KU Leuven lokalen gratis zijn voor erkende verenigingen. Lokalen die eerder gehuurd zijn, kunnen gebruik maken van een projectsubsidie om hun lokaalhuur terug te betalen.

Ik kan mij niet goed voorstellen wat zo'n projectsubsidie precies inhoudt. Zijn er wat voorbeelden beschikbaar?

We hebben een aantal casussen uitgewerkt die — tenzij er uitzonderlijke omstandigheden zijn — zeker een projectsubsidie zouden ontvangen.

1. Drie Leuvense kringen en twee erkende vrije verenigingen willen samen een “Urban Run” door Leuven organiseren voor studenten in Leuven. Men schat in dat het evenement 1000 lopers zal aantrekken. De communicatie gebeurt in het Engels & Nederlands. Het evenement is voorlopig begroot met verlies. 

2. Twee studenten van de faculteit Theologie en Religiewetenschappen willen een panelgesprek organiseren met afgevaardigden van verschillende religies rond een aantal ethische thema’s. Het evenement is gratis en gebeurt in het Nederlands. Alle Leuvense studenten zijn welkom. 

3. Naar aanloop van de verkiezingen organiseren vijf politieke studentenverenigingen een debat tussen de kopstukken van verschillende partijen. Alle Leuvense studenten kunnen hier naar toe komen. 

4. Een Leuvense kring wil graag een gratis lezingenreeks rond het onderwerp “Duurzaamheid” geven. Hiervoor nodigen ze drie specialisten op vlak van duurzaamheid uit. Het event zal tweetalig gecommuniceerd worden naar alle Leuvense studenten. 

5. Twee Leuvense cultuurverenigingen organiseren een uitstap naar een kunstfestival in Nederland. Er wordt geen voorrang gegeven aan leden van de verenigingen. Het evenement wordt ook voldoende breed en tweetalig gecommuniceerd.