17/12/2012 | nota

Hoe schrijf ik een nota?

Opgelet: dit artikel lijkt al van een tijdje geleden te zijn. Dit is mogelijk niet de meest recente informatie over dit onderwerp.

Waarom een nota?

  • Denkproces: het helpt om je gedachten te structureren en om ze uit te kunnen leggen
  • Ter voorbereiding van een vergadering: zo moet je geen ellenlange presentatie geven. Vergaderdeelnemers kunnen je nota op voorhand doornemen. Je mag er steeds van uitgaan dat dat gebeurd is, zelfs al denk je dat dat niet gebeurd is. Dit is belangrijk om de gewoonte mee te geven dat vergaderdeelnemers hun documenten op voorhand doornemen, en niet wachten tot alles toch maar uitgelegd wordt op de vergadering. Zo kan je ook kostbare vergadertijd besparen.
  • Schriftelijke neerslag van een standpunt. Dit is belangrijk voor wanneer je dit standpunt wilt meedelen aan de buitenwereld of wanneer je met dat standpunt naar een andere vergadering gaat.
  • Kennis voor je opvolgers. Veel informatie gaat over de jaren heen verloren. Neergeschreven standpunten helpen om discussies niet elk jaar opnieuw te laten voeren.

Welke soorten nota’s zijn er?

  • Discussienota: dient voor intern gebruik, en helpt om een discussie voor te bereiden en vorm te geven. Zo worden er niet in het wilde weg irrelevante argumenten aangegeven, en weet iedereen op voorhand op welk punt ze best hun vragen of bedenkingen kunnen formuleren. In een discussienota moet je de discussiepunten duidelijk aangeven; indien mogelijk reeds met een aantal voorbeeldoplossingen, en de pro’s en contra’s die daarbij horen.
  • Standpuntnota: dient om de mening van LOKO over een bepaald thema mee te nemen naar andere vergaderingen, of te publiceren. Een standpuntnota is opgebouwd met een situering, de verschillende deelproblematieken, en de goedgekeurde standpunten. Indien nodig, kan het ook helpen om de argumenten die gebruikt zijn om tot een standpunt te komen, ook te vermelden, maar dit is niet noodzakelijk.
  • Nota: de “nota” is uitgebreider dan een standpuntnota. Deze wordt zowel voor interne als externe vergaderingen gebruikt. Ze bevat strategische en operationele doelstellingen en een kader waarin het hele gebeuren zich situeert. De grens tussen een standpuntnota en een gewone nota is soms vrij vaag. Het gaat vaak gewoon om de uitgebreidheid ervan.

 

Welk proces moet een nota doorlopen?

  1. De mandataris bereidt een inhoudelijke discussie schriftelijk voor. Dit vormt dan de discussienota.
  2. Deze nota wordt gepresenteerd op de desbetreffende werkvergadering. Hier wordt dan inhoudelijke input gegeven, en komt men tot een aantal mogelijke standpunten met pro’s en contra’s, of mogelijk reeds tot een consensus.
  3. Aan de hand van deze input, maakt de mandataris een ontwerpstandpunt. Dit is een standpuntnota, die nog niet goedgekeurd is.
  4. Indien het onderwerp erom vraagt, kan er terug over gediscussieerd worden op de komende werkvergadering of op het algemeen bureau (afhankelijk van de tijdsdruk of de inhoud).
  5. Met een afgewerkt ontwerpstandpunt kan dan naar de AV gegaan worden. Hier wordt deze tekst ofwel:
    • Verder bediscussieerd: bij voorkeur is deze discussie zo kort mogelijk. Alle relevante informatie en kringstandpunten zouden reeds op een werkvergadering gegeven moeten zijn. Soms komt er echter een andere kijk op de zaak, door andere ervaring en expertise van de aanwezigen op de AV. Dan kan de discussie opnieuw geopend worden.
    • Één van meerdere standpunten goedgekeurd: indien uit een werkvergadering een oplijsting komt van verschillende opties, en geen consensus bereikt was, kan er op de AV gestemd worden over welke optie de voorkeur wegdraagt. De werkvergadering heeft immers geen beslissingsbevoegdheid.
    • Het standpunt goed- of afgekeurd. Indien er slechts één mogelijkheid is, kan het snel gaan. De AV stemt of ze akkoord is of niet.

 

Hoe structureer je een nota best?

Elk soort nota volgt best deze structuur:

  1. Situering: dit is nodig zodat ook zij die niet mee zijn met het dossier, de achterliggende historie en argumenten, hun inbreng kunnen geven.
  2. Probleemstelling
  3. Discussiepunten
  4. Voorstellen tot oplossing
  5. Conclusie

 

Bijlages | over notas.pptx
17/12/2012 | nota

Hoe schrijf ik een nota?

Opgelet: dit artikel lijkt al van een tijdje geleden te zijn. Dit is mogelijk niet de meest recente informatie over dit onderwerp.

Waarom een nota?

  • Denkproces: het helpt om je gedachten te structureren en om ze uit te kunnen leggen
  • Ter voorbereiding van een vergadering: zo moet je geen ellenlange presentatie geven. Vergaderdeelnemers kunnen je nota op voorhand doornemen. Je mag er steeds van uitgaan dat dat gebeurd is, zelfs al denk je dat dat niet gebeurd is. Dit is belangrijk om de gewoonte mee te geven dat vergaderdeelnemers hun documenten op voorhand doornemen, en niet wachten tot alles toch maar uitgelegd wordt op de vergadering. Zo kan je ook kostbare vergadertijd besparen.
  • Schriftelijke neerslag van een standpunt. Dit is belangrijk voor wanneer je dit standpunt wilt meedelen aan de buitenwereld of wanneer je met dat standpunt naar een andere vergadering gaat.
  • Kennis voor je opvolgers. Veel informatie gaat over de jaren heen verloren. Neergeschreven standpunten helpen om discussies niet elk jaar opnieuw te laten voeren.

Welke soorten nota’s zijn er?

  • Discussienota: dient voor intern gebruik, en helpt om een discussie voor te bereiden en vorm te geven. Zo worden er niet in het wilde weg irrelevante argumenten aangegeven, en weet iedereen op voorhand op welk punt ze best hun vragen of bedenkingen kunnen formuleren. In een discussienota moet je de discussiepunten duidelijk aangeven; indien mogelijk reeds met een aantal voorbeeldoplossingen, en de pro’s en contra’s die daarbij horen.
  • Standpuntnota: dient om de mening van LOKO over een bepaald thema mee te nemen naar andere vergaderingen, of te publiceren. Een standpuntnota is opgebouwd met een situering, de verschillende deelproblematieken, en de goedgekeurde standpunten. Indien nodig, kan het ook helpen om de argumenten die gebruikt zijn om tot een standpunt te komen, ook te vermelden, maar dit is niet noodzakelijk.
  • Nota: de “nota” is uitgebreider dan een standpuntnota. Deze wordt zowel voor interne als externe vergaderingen gebruikt. Ze bevat strategische en operationele doelstellingen en een kader waarin het hele gebeuren zich situeert. De grens tussen een standpuntnota en een gewone nota is soms vrij vaag. Het gaat vaak gewoon om de uitgebreidheid ervan.

 

Welk proces moet een nota doorlopen?

  1. De mandataris bereidt een inhoudelijke discussie schriftelijk voor. Dit vormt dan de discussienota.
  2. Deze nota wordt gepresenteerd op de desbetreffende werkvergadering. Hier wordt dan inhoudelijke input gegeven, en komt men tot een aantal mogelijke standpunten met pro’s en contra’s, of mogelijk reeds tot een consensus.
  3. Aan de hand van deze input, maakt de mandataris een ontwerpstandpunt. Dit is een standpuntnota, die nog niet goedgekeurd is.
  4. Indien het onderwerp erom vraagt, kan er terug over gediscussieerd worden op de komende werkvergadering of op het algemeen bureau (afhankelijk van de tijdsdruk of de inhoud).
  5. Met een afgewerkt ontwerpstandpunt kan dan naar de AV gegaan worden. Hier wordt deze tekst ofwel:
    • Verder bediscussieerd: bij voorkeur is deze discussie zo kort mogelijk. Alle relevante informatie en kringstandpunten zouden reeds op een werkvergadering gegeven moeten zijn. Soms komt er echter een andere kijk op de zaak, door andere ervaring en expertise van de aanwezigen op de AV. Dan kan de discussie opnieuw geopend worden.
    • Één van meerdere standpunten goedgekeurd: indien uit een werkvergadering een oplijsting komt van verschillende opties, en geen consensus bereikt was, kan er op de AV gestemd worden over welke optie de voorkeur wegdraagt. De werkvergadering heeft immers geen beslissingsbevoegdheid.
    • Het standpunt goed- of afgekeurd. Indien er slechts één mogelijkheid is, kan het snel gaan. De AV stemt of ze akkoord is of niet.

 

Hoe structureer je een nota best?

Elk soort nota volgt best deze structuur:

  1. Situering: dit is nodig zodat ook zij die niet mee zijn met het dossier, de achterliggende historie en argumenten, hun inbreng kunnen geven.
  2. Probleemstelling
  3. Discussiepunten
  4. Voorstellen tot oplossing
  5. Conclusie

 

Bijlages | over notas.pptx

Deel