Evenementen organiseren in Leuven

Afdrukversie
PERMALINK: https://www.loko.be/kennisdatabank/preview/?id=29

Je wil een evenement organiseren in Leuven? Bekijk dan eerst dit overzicht eens, zodat je zeker niets vergeet!

Voor je wat gaat organiseren, is het altijd handig vooraf even stil te staan bij wat je wil bereiken.

Een belangrijke eerste vraag is dan ook: wie is je doelpubliek? Zorg ervoor dat je evenement niet plaats vindt vlakbij andere activiteiten die aan dat specifieke doelpubliek gericht zijn of die rond hetzelfde thema werken.

Een andere belangrijke vraag is: kan ik dit wel organiseren? Met slechts 3 mensen kan je onmogelijk een fuif organiseren. Nog belangrijker is: kunnen we dit financieel aan. Als het event faalt, wie draagt daar dan de financiele gevolgen van? Een goede begroting opstellen waarin je alle inkomsten (sponsoring, subsidies) oplijst naast alle uitgaven kan je helpen het financiele risico beter in te schatten.

Eens je op deze vragen een antwoord gevonden hebt kan je aan de slag.

Een geschikte locatie vinden voor je activiteit is daarbij een eerste stap. Wil je iets organiseren op terreinen van de KU Leuven, dan reserveer je die via KU Loket met je KU Leuven Netlogin. (bezetting: http://bit.ly/bezettinglokalen | reservering: http://bit.ly/reserveringlokalen) Voor activiteiten op de openbare weg moet je dan weer de toestemming vragen bij de politie. (http://bit.ly/openbaardomein) Ook zaal Albatros (www.fuifzaal-albatros.be) of Alma’s lenen zich zeer goed voor het houden van diverse activiteiten zoals fuiven, cantussen, quizzen.

Voor heel veel activiteiten heb je een hele resem aan vergunningen en toelatingen nodig. Ongeacht de locatie is het altijd verplicht je evenement te melden bij de politie (Politie Leuven - Evenementen organiseren). Bovendien is het een mooi gebaar ten aanzien van de buurtbewoners om ze vooraf te verwittigen dat je een activiteit plant.

Wil je muziek afspelen op de locatie? Vergeet dan zeker niet om een SABAM aanvraag in te dienen. (http://www.sabam.be/nl/sabam/aangifte) De boetes indien je dat niet doet kunnen hoog oplopen. Voor ongewone evenementen, zoals eetstandjes, casino-avonden... bekijk je het document van de politie.

Uiteraard wil je ook reclame maken voor je event. Naast tal van gratis mogelijkheden zoals Facebook en Twitter, kan je ook kiezen voor betalende opties. Zo kan je flyers en affiches laten drukken. Wanneer je wil flyeren of affiches ophangen op de openbare weg, heb je een vergunning nodig van de politie. (http://bit.ly/politiereglementleuven) Vergeet ook zeker niet op je flyer en affiche te vermelden wie de verantwoordelijke uitgever is (naam + adres van een persoon). Op de terreinen van de KU Leuven vind je ook verschillende prik- en plakborden waar je gebruik van kan maken, maar volg daarbij zeker volgende regels (https://loko.be/kennisdatabank/artikel/?id=15). Je kan ook altijd vragen in de bibliotheek of je je affiche op de digitale schermen mag plaatsen.

Tijdens je activiteit zal je allicht ook sommige zaken moeten gaan huren. Dat kan altijd via volgende uitleendiensten. (https://intern.loko.be/uitleendienst | http://bit.ly/uitleendienstprovincie | http://bit.ly/uitleendienststad)

Een ongelukje is vlug gebeurd, dus is jezelf wapenen tegen mogelijke ongevallen is altijd een goed idee. Het afsluiten van een verzekering voor jou, de andere vrijwilligers en de deelnemers is dan ook een volgende logische stap. Praat met je verzekeraar over de mogelijkheden. Informeer je vrijwilligers ook telkens waarvoor ze allemaal verzekerd zijn.

Ook tijdens je activiteit zijn er enkele zaken waar je jezelf en anderen voor moet behoeden. Hou altijd rekening met de voorschriften rond brand- en voedselveiligheid (zie extra documenten politie). Bescherm té enthousiaste mensen ook tegen zichzelf en serveer nooit alcohol aan zichtbaar dronken mensen. Om dat in de gaten te houden en overlast te beperken, kan het nuttig zijn stewards te plaatsen (zie document stewards). Zorg er ook voor dat het duidelijk zichtbaar is wie de eindverantwoordelijke is, zodat je steeds bereikbaar bent bij problemen. Loopt het toch mis, hou dan volgende noodnummers steeds bij de hand (incident op KU Leuven campus? 016/32.22.22 | incident op openbaar domein? 112)

Heb je nog vragen omtrent de organisatie van activiteiten? Spring zeker eens binnen op LOKO, ’ s Meiersstraat 5 of stuur een mailtje naar loko@loko.be.

Bijlages | Bijlage politie - checklist eetstandjes.docx | Bijlage politie - briefing stewards.doc | Bijlage politie - algemene richtlijnen.docx